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Como escrever boas mensagens e responder a todos os emails

O que você vai ler não é segredo nenhum mas sempre é bom lembrar. Se você não olha seus e-mails todos os dias, eles se avolumam tanto, ao ponto de você sentir vontade de apagar todos de uma vez. Pelo menos isso é o que acontece comigo, se não olhar pelo menos duas vezes ao dia. Confira as dicas para domar esse gigante da nossa vida:

Coloque o tópico e a ação desejada na linha do assunto. Com tanto e-mail que recebemos hoje, se você esquecer-se de identificar o assunto, pode não concluir a comunicação, ou seja, quem receber seu e-mail poderá não ler por não saber do que se trata, e não tomar nenhuma providência a respeito.

Seja conciso. Três parágrafos são suficientes. Escolha as palavras com cuidado e reserve alguns segundos para usar o corretor ortográfico e para reler o texto. Não escreva um jornal em único e-mail.

Não distribua um e-mail para um grupo se ele interessar a uma só pessoa. Esse tipo de informação polui e você corre o risco de perder a informação.

Adicione valor ao repassar e-mails ou seja, antes de repassar um texto que você achou interessante para outra pessoa, faça um comentário, dê sua opinião, faça recomendações ou sugestões isso é válido para o face também.

Verifique seus e-mails diariamente e responda o que puder. Separe alguns blocos em cada de cada período do dia, pode ser um período de manhã e outro a tarde e concentre-se na atividade.

Tenha atitude. A medida que você lê cada um, decida rapidamente a atitude mais adequada entre apagar, arquivar em outra pasta, delegar ou fazer.

Responda imediatamente ou demore deliberadamente – coloque em uma pasta para ver um dia por semana, se preferir. Eu deixo na entrada e não deixo a pasta com mais de 10 e-mails para não acumular.


Como você faz?
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